Einar Mattsson ligger i slutfasen av ett stort förändringsarbete som startades våren 2016 och är planerat att avslutas vid årsskiftet 2017/2018.

De gick i drift strax innan sommaren och vi träffade Jeanette Skierus, projektledare och systemekonom på Einar Mattsson AB för att ställa några frågor kring projektet.

Hej Jeanette, kan du berätta lite om projektet?

Einar Mattsson gjorde en förstudie våren 2016 innan uppgradering av affärssystemet Agresso version 5.5.3. Vi identifierade ett antal förbättringsmöjligheter med den nya versionen Milestone 5. Under förstudien utfördes även ett omfattande förändringsarbete där det bland annat utformades en ny effektiv ekonmomimodell för hela verksamheten och istället för att enbart uppgradera valde vi att göra en nyinstallation för att få en enhetlig struktur och lade tillsammans med verksamheten en bra grund ur ett långsiktigt förvaltningsperspektiv.

Det blev ett omfattande projekt med cirka 30 personer inblandade i hela projektet med projektgrupp, konsulter och underleverantörer. Vi hade driftstart innan sommaren och knyter ihop det sista nu inför årsskiftet då det formella avslutet med dokumentation och överlämning ska vara klart. Därefter är uppgraderingsfasen klar och vi går vidare in i en kontinuerlig vidareutvecklingsfas.

Hur har samarbetet med Konsultnet varit?

Något som vi har erfarit i det här projektet är att en tydlig kravställning, smidig kommunikation och kundnärastöd är a och o. Där har både vi själva och Konsultnet tagit med oss olika utvecklingspunkter som ligger till grund för vårt framtida sammarbete. Vi har haft en öppen dialog och har kunnat ta gemensamma diskussioner på alla nivåer vilket har varit viktigt.  Det är ofta krävande med stora projekt där vi har många inblandade, där olika synsätt och viljor ska samsas. Det är avgörande att vi har slutkunder som upplever systembyten som smidiga.

Eftersom vår installation har nästan 200 klienter, har det krävts stor förmåga till flexibilitet för att kunna möta de krav och behov som våra olika kunder har haft, vilket både Konsultnet och vi inom Einar Mattsson har behövt hantera löpande.

Jag vill ge de konsulter och interna resurserna på EM som löst uppkomna ”sidobollar” en extra eloge för deras engagemang som inneburit både sena kvällar och helger för att vi skulle kunna ro projektet i hamn.  Trots utmaningarna har vi kunnat arbeta fram lösningar för de utmaningar vi ställts inför.

Hur skulle du beskriva att lösningen har ändrat ert arbetssätt?

Vi har nu en bättre plattform och stabil grund för hela systemet att utgå ifrån när vi behöver göra förändringar och tänka nytt.

Malltänket är den absoluta största förändringen. Att ha färdiga mallar innebär att vi inte behöver uppfinna hjulet varje gång och innebär en förbättring för både oss och framför allt för våra förvaltningskunder.

När det gäller rapportering och uppföljning innebär den nya lösningen med Financial Information Center en stor förbättring för förvaltningskunderna som tidigare endast hade tillgång till Webinfo.

Systemkunskapen har ökat signifikant internt. Med mer kontroll över systemet och hur vi hanterar problemlösning så kan vi styra bättre själva. Tidigare har enskilda individer på bl.a. IT avdelningen haft kontroll över vad som händer i systemet, nu är det mer tillgängligt för fler användare.  Vi upplever det även som mycket värdeskapande att kunna hantera mer själv och inte vara så konsultberoende.

Då kan vi ta in konsulthjälp till vidareutveckling och sköta den löpande systemförvaltningen själva och hantera enklare support ärenden.

Med denna förståelse så är det lättare att välja rätt väg i efterkommande projekt, eftersom det inte är självklart vilket spår man ska gå med olika systemlösningar.

Vilket mervärde har ni fått ut av lösningen?

Det vi redan kan se är att vi har förbättrat funktionalitet för slutanvändarna. Det har underlättat arbetet för t ex tidrapporteringen för lagbasarna. Istället för att hålla ordning på 30 lösenord så kan de rapportera från ett ställe för alla sina anställda vilket sparar mycket tid.

Med ett så stort projekt ser man inte alla effekter dag 1, de jobbas snarare in över tid då det är ett stort konverteringsarbete. Därför kommer vi först se den stora förbättringen nästa år inför T1 bokslut. Då har vi även gett medarbetarna tid att landa i det nya och kanske även hitta nya rutiner. Det är många perspektiv som ska samverka och trattas ner till en systemlösning så att det blir en positiv användarupplevelse.

Om Einar Mattsson AB

Einar Mattsson AB är moderbolag i en familjeägd bolagsgrupp som varit verksam på Storstockholms fastighets- och byggmarknad sedan 1935. Idag är Einar Mattsson Stockholms största privata ägare av hyresbostadsfastigheter och bland de mest aktiva projektutvecklarna av nya bostäder i regionen. Inom den kommande 10-årsperioden kommer Einar Mattsson-gruppen att uppföra 4 000 nyproducerade bostäder i egen regi. Koncernen har ett förvaltningsbolag med en bred kundkrets av etablerade fastighetsägare och förvaltar idag totalt cirka 15 000 bostäder. Bolagsgruppen omfattar även en byggentreprenadverksamhet som levererar byggtjänster till projektbolaget och en verksamhet som arbetar med investeringar utanför kärninnehaven.

Läs mer om Einar Mattsson på www.einarmattsson.se och Facebook