HSB Stockholms stora översyn

Anette Ekstrand är nöjd med projektet som helhet. Som ekonomichef har hon ansvarat för att genomföra den omfattande Agresso-implementationen med översyn av den befintliga affärssystemlösningen och integrationer. Det rör sig om en av Sveriges största Agresso-implementationer, med en 70-tal dagliga användare och närmare 400 sällananvändare i form av bostadsrättsföreningsstyrelser.

Sammantaget visar våra uppsatta effektmål att vi kommer att spara 6 276 timmar per år, berättar Anette Ekstrand, ekonomichef HSB Stockholm

Nya tjänster och IT-baserade lösningar underlättar arbetet och vardagen för enskilda medlemmar och bostadsrättsföreningar, men också för medarbetarna inom HSB Stockholm och i intresse- och dotterbolag.

Vi har använt Agresso sedan 1998, men den uppsättningen kändes väldigt inaktuell idag. Uppsättningen har haft många tidsödande rutiner och inneburit många manuella rapportuttag. Att vi har lagt mycket tid och pengar på en ny implementation av Agresso även för ekonomiuppföljningen innebär att vi har ett effektivare system idag, samtidigt som vi har ett system som vi kan växa in i framtiden med, säger Anette Ekstrand.

Budgetberäkningarna stämde inför valet av implementationskonsult gjorde HSB Stockholm en grundlig research, där Konsultnet var en av finalisterna.

Relationen med Konsultnet har fungerat utmärkt. De har varit kompetenta, intresserade, engagerade och i projektarbetet duktiga på att kompetensöverföra till vår egen personal. Samarbetet mellan konsulter och anställda har fungerat över förväntan, säger Anette

Implementationen har i sin helhet varit omfattande. HSB Stockholm har i stort sett Agressos alla moduler, 700 bolag i sin databas och stora transaktionsvolymer att konvertera. Inför implementationen gjorde Konsultnet en analys av HSB Stockholms uppsättning, intervjuade medarbetare, gick igenom funktionalitet och krav, tog fram analys för hur man skulle arbeta i projektet och planerade budgeten utifrån lagd analys. Analysen visade att HSB Stockholms skulle lägga 12 000 interna timmar, exklusive Konsultnets timmar. Anette Ekstrand informerade ledningsgruppen och övriga chefer om vilken tillgänglighet de behövde ha och vilka krav projektet ställde på medarbetarnas delaktighet. Totalt arbetade 10–15 personer heltid med projektet, varav 5-8 personer var från HSB Stockholm.

Upplägget var att arbeta med en extern projektledare, externa konsulter och interna delprojektledare, med ansvar för påverkan inom de olika modulerna som organisationen använder i Agresso. Uppföljningar gjordes i veckomöten med alla inblandade.

Jag hade en väldigt aktiv roll i både styr- och projektgruppen, berättar Anette Ekstrand. Det har inneburit att jag har kunnat fatta snabba beslut när det har dykt upp frågor eller beställningar under resans gång. Jag vet att det här något som Konsultnet har uppskattat mycket – det har även underlättat i deras arbete i och med att de har haft ett bollplank och kunnat få snabba besked.

I drift enligt tidplan Perioden för själva implementationen var intensiv. Den smög igång i augusti 2008 och avslutades inför den planerade driftstarten 11 maj 2009.

Serviceordermodulen gick vi igång med redan 4 maj och resten till det planerade datumet 11 maj, detta trots att det tillkom extrabeställningar. Att gå i drift som vi hade planerat betyder oerhört mycket, det handlar om trovärdighet inom organisationen.  Sparar mycket tid. Varje år. Just nu följer HSB Stockholm upp de förväntningar som finns på implementationen.

Anette Ekstrands råd: effektivare arbetssätt och rutiner för oss på ekonomi och övriga i organisationen. Vinsterna är uppenbara. Det roliga i det här projektet är att vi har jobbat bra tillsammans allihop, vi har levererat i tid och vi har hållit budget. Det har varit kontroll under resan.

Leveranser i tid med rätt värde