Lyckad myndighetsutveckling

Tillväxtverket och Tillväxtanalys bildades våren 2009, i samband med att Nutek, Glesbygdsverket och ITPS lades ned. Myndighetsbildningen innebar ett omfattande administrativt arbete i kamp mot klockan. Lösningen för ett snabbt införande av Agresso var ett systematiskt upplägg.

Ständig utveckling, effektivisering och kreativt tänkande. Så sammanfattar Bengt Wiklund arbetet som ekonomichef på Tillväxtverket, en av landets nyaste myndigheter. Till att börja med innebar det en del arbete med att flytta och fördela verksamheten från tre myndigheter till två för de personer som skulle se till så att Tillväxtverket fungerade den 1 april.

Vi hade runt ett halvår på oss att bygga upp den nya administrativa verksamheten i Tillväxtverket, berättar Bengt Wiklund. Utmaningen? Att få alla administrativa rutiner att fungera. Befintliga delar fördes över, en del kom till och vi såg till att det fungerade.

Den 1 april 2009 stod det färdigt, precis som det skulle. Då bildades den nya myndigheten Tillväxtverket.

Jag skulle säga att många av oss är lika. Hitta fördelarna med det och dra nytta av att andra har gjort arbetet före dig, säger Bengt Wiklund, Tillväxtverket Kundreferens

Systematisk och lugn process

Tiden för förberedelse inför projektet var visserligen kort, men kort tid är inget hinder för ett genomarbetat projekt. Bengt Wiklund ansvarade för de ekonomiadministrativa rutinerna och nyinstallationen av Agresso. Genom att lista åtgärder, bestämma tidplan och börja föra över genomförde Bengt Wiklund och hans medarbetare en odramatisk och systematisk transformation. En genomarbetad projektplan och regelbundna avstämningsmöten för att ha kontroll över påverkan på andra delar av ekonomisystemet fick hela kedjan att fungera.

Det är mitt jobb att se till att det fungerar. Jag menar, om vi inte hade kunnat starta ekonomisystemet den 1 april, vad hade hänt då? Det var inte ett alternativ. Den största utmaningen i ett sådant här projekt är att hålla tidplanen. Oavsett hur bra man har planerat dyker det alltid upp saker längs vägen. Värdefull relation Konsultnet fanns med vid under arbetet.

Jag har arbetat med Konsultnet sedan 2002, under hela min tid på Nutek. De uppfyller de krav jag ställer på externa konsulter: de ska vara kunniga, hålla tidplanerna och kunna ställa upp i det läget vi får problem.

Bengt Wiklund berättar om det han värdesätter mest i relationen – att ha en leverantör som förstår när det är bråttom. Ibland finns en tidplan, och ibland finns det saker man kan ta senare. Men vissa saker är helt enkelt akuta. Då vill han få hjälp direkt.

Fördel att inte vara unik

Tvärtemot många andra lyfter Bengt Wiklund fram och ser en styrka i att de som organisation liknar de flesta andra organisationer. Han menar att många lägger något fint och ett värde i att kalla sin verksamhet unik, medan det kan finnas en fördel i att ha liknande flöden som alla andra.

Jag skulle säga att många av oss är lika. Hitta fördelarna med det, dra nytta av att andra har gjort arbetet före dig. Mitt råd är att hitta en leverantör som du kan lita på och som ställer upp när du ringer och har akuta problem.

”Yes, we did it!”

Rollen som ekonomichef på en myndighet handlar mycket om utveckling och ständig effektivisering parallellt med den löpande hanteringen.

Bengt Wiklund konstaterar krasst att den gamla bilden av ekonomiavdelningen som stansavdelning är helt borta och att arbetet präglas av ständig förändring.

Vi måste hela tiden bli effektivare. Den dagen vi sätter oss ner och rullar tummarna och inte ser några utmaningar, ja du, den dagen. Det som driver mig är känslan av ”Yes, we did it!”. Kulturen är sådan att det inte spelar någon roll om det är jag eller någon annan som kommer med idén – vi ska vara kreativa och enkla i det vi gör och ta tag i saker direkt. Jag tror att vi lever som vi lär.

 

Leveranser i tid med rätt värde